In breve
- Il lotto si registra al carico: dopo, l’informazione non esiste più da nessuna parte.
- FEFO — prima scade, prima esce — non è FIFO: la data di scadenza vince sull’ordine di arrivo.
- Un richiamo si gestisce in un’ora se hai i lotti, in una settimana e con danno d’immagine se non li hai.
Il regolamento 178/2002 fissa il principio della rintracciabilità lungo tutta la filiera, e il 183/2005 lo applica ai mangimi: chi li distribuisce deve essere in grado di dire da chi ha ricevuto un prodotto e a chi lo ha ceduto, almeno al livello immediatamente precedente e successivo. Detto così sembra un adempimento formale. Diventa molto concreto il giorno in cui un produttore comunica il ritiro di un lotto.
In quel momento la domanda è una sola: **quali confezioni di quel lotto sono passate dal mio negozio, quante ne ho ancora, e a chi ho venduto le altre**. Chi ha registrato il lotto al carico risponde in un’ora. Chi non l’ha fatto ritira tutto quello che ha di quella referenza e non può avvisare nessuno dei clienti, perché non sa quali confezioni avessero comprato.
01Il momento in cui l’informazione esiste
Lotto e scadenza sono leggibili sulla confezione solo mentre la confezione è nelle tue mani. Dopo che il collo è stato aperto e i pezzi sono andati a scaffale, ricostruire quale lotto sia arrivato con quale bolla è un lavoro archeologico. Per questo la registrazione va fatta al carico, e va fatta come parte della ricezione — non come una pratica successiva.
- 1
Confronta la merce con il documento di trasporto
Quantità, referenze, integrità dei colli. Le contestazioni si fanno adesso, non fra tre giorni.
- 2
Registra lotto e scadenza per referenza
Anche più lotti per la stessa referenza, se sono arrivati insieme: sono righe diverse.
- 3
Metti a scaffale in ordine di scadenza
Il nuovo dietro, il vecchio davanti. Sempre, non quando c’è tempo.
- 4
Segnala le scadenze corte
Se un prodotto arriva con meno vita residua di quella attesa, si decide subito: si accetta con uno sconto, si rifiuta, si mette in promozione.
- 5
Archivia il documento
La bolla è la prova del passaggio precedente della filiera, e serve a ricostruire da chi è arrivato il lotto.
02FEFO, non FIFO
FIFO fa uscire per primo quello arrivato per primo. FEFO fa uscire per primo quello che scade per primo. Sembrano la stessa cosa e non lo sono: se un ordine arriva con un lotto più vecchio di quello già a scaffale — cosa che succede regolarmente — il FIFO manda in scadenza la merce nuova che era in fondo.
Come si applica davvero
- A scaffale si mette dietro solo ciò che scade dopo: se il nuovo arrivo scade prima, va davanti.
- Una volta al mese si controlla la lista delle scadenze entro novanta giorni.
- I prodotti in scadenza entro sessanta giorni vanno in promozione dichiarata, non nascosti in fondo.
- I prodotti scaduti si tolgono dallo scaffale e si separano fisicamente, prima ancora di decidere come smaltirli.
- Lo scarto si registra: è un costo, e un costo che non si vede non si corregge.
03Il giorno del richiamo
- 1
Blocca subito la vendita
Tutte le confezioni della referenza, in attesa di verificare i lotti coinvolti. È un’ora di prudenza, non un giorno di perdita.
- 2
Identifica i lotti a magazzino
Con la registrazione al carico è una ricerca; senza, è un controllo confezione per confezione.
- 3
Separa fisicamente la merce coinvolta
In un’area identificata, con un cartello. Non deve poter tornare a scaffale per errore.
- 4
Guarda a chi hai venduto quel lotto
È possibile solo se le vendite sono agganciate al cliente. È la ragione per cui la scheda cliente vale anche quando sembra burocrazia.
- 5
Avvisa i clienti coinvolti
Con un messaggio chiaro: prodotto, lotto, cosa fare, cosa offri in cambio. È il momento in cui un negozio si distingue da un sito.
- 6
Segui le istruzioni del produttore
Restituzione, distruzione, documentazione del ritiro. Conserva tutto.
- 7
Informa l’autorità competente se previsto
Quando il richiamo lo richiede o quando ci sono state segnalazioni di danno.
04Cosa si dimostra in un controllo
- Da chi arrivano i mangimi: fatture e documenti di trasporto conservati e ordinati.
- Quali lotti sono transitati: la registrazione di carico con lotto e scadenza.
- Che la merce scaduta non è a scaffale: la procedura di controllo delle scadenze e le sue registrazioni.
- Che gli scarti hanno una destinazione: le registrazioni dello smaltimento.
- Che esiste una procedura in caso di ritiro, e che qualcuno sa applicarla.
Nessuna di queste cose richiede un sistema complicato: richiede che la registrazione avvenga nel momento in cui la merce entra, insieme al resto del lavoro. Tutto ciò che si rimanda a dopo non si fa, e a quel punto la tracciabilità è una dichiarazione senza prove.
Con Omega
Il lotto entra con la merce e resta agganciato
- Carico con lotto e scadenza per riga, con la vita residua in evidenza.
- Elenco delle scadenze in arrivo, per decidere prima che diventino uno scarto.
- Ricerca per lotto: quali pezzi ci sono ancora e a quali clienti sono usciti.
- Registrazione degli scarti, per vedere quanto costano davvero.
