In breve
- Il promemoria di un appuntamento serve a eseguire il servizio: non è marketing e non chiede un consenso separato.
- La promozione è marketing: serve un consenso libero, specifico e revocabile, raccolto e conservato.
- I dati si conservano finché servono allo scopo: «per sempre» non è un termine, ed è una delle contestazioni più semplici da fare.
Un negozio di animali raccoglie più dati di quanto creda: nome e recapito del proprietario, dati dell’animale, storico degli acquisti, note sulla salute, a volte fotografie. Il GDPR non vieta niente di tutto questo — chiede di sapere perché lo si fa, di dirlo, e di non usare quei dati per uno scopo diverso da quello dichiarato.
La confusione più comune riguarda i messaggi. «Il suo appuntamento è domani alle 10» e «Questa settimana il cibo per gattini è in offerta» sembrano la stessa cosa e non lo sono affatto: il primo esegue un servizio che il cliente ha chiesto, il secondo promuove una vendita. Cambia la base giuridica, cambia cosa serve per mandarlo, cambia cosa succede se il cliente si lamenta.
01Le basi giuridiche, in concreto
| Cosa fai | Su quale base | Serve il consenso? |
|---|---|---|
| Scheda cliente e animale per erogare il servizio | Esecuzione del contratto | No |
| Promemoria dell’appuntamento prenotato | Esecuzione del contratto | No |
| Fattura, scontrino, garanzie | Obbligo di legge | No |
| Registro sanitario degli animali detenuti | Obbligo di legge | No |
| Offerte, newsletter, promozioni | Consenso | Sì, libero e specifico |
| Richiamo periodico su un prodotto già acquistato | Zona grigia: va valutata | In genere sì, se ha finalità promozionale |
| Foto dell’animale sui social del negozio | Consenso | Sì, e va raccolto in modo tracciabile |
02Messaggi, WhatsApp e la regola pratica
WhatsApp è il canale con cui questo mestiere parla ai clienti, e non è vietato dal GDPR. La regola è la stessa degli SMS e della posta elettronica: il canale non cambia la base giuridica. Se il messaggio è promozionale serve il consenso, anche se lo mandi da un telefono e anche se il cliente ti ha scritto per primo.
Prima di mandare un messaggio a una lista
- Il messaggio è di servizio o promozionale? Se contiene un’offerta, è promozionale.
- Ogni destinatario ha un consenso registrato per quel canale?
- Il messaggio dice chi lo manda e come si smette di riceverli?
- La lista è aggiornata: chi ha revocato è stato tolto davvero?
- I destinatari non si vedono fra loro — mai un gruppo o un campo A: con trenta numeri.
03Per quanto si tengono i dati
- Dati fiscali e contabili: per il tempo previsto dalla normativa fiscale e civilistica.
- Registri sanitari e di carico e scarico animali: per il periodo previsto dalla disciplina di settore.
- Scheda cliente e storico dei servizi: finché il rapporto è attivo, più un periodo ragionevole dopo l’ultimo contatto, dichiarato nell’informativa.
- Consensi al marketing: finché non revocati, con la prova della revoca conservata.
- Fotografie: finché è valido il consenso; alla revoca vanno rimosse anche dai canali dove sono state pubblicate.
Il punto non è tenere poco: è aver deciso quanto, averlo scritto nell’informativa e comportarsi di conseguenza. Un archivio che cresce all’infinito è un rischio che aumenta ogni mese senza portare nessun vantaggio commerciale — i clienti che non tornano da sei anni non tornano perché ricevono un messaggio.
04L’informativa, in una pagina
- 1
Chi tratta i dati
Nome, indirizzo e recapito dell’attività. Se c’è un responsabile della protezione dei dati, il suo contatto.
- 2
Quali dati e perché
Per ciascuna finalità: erogare il servizio, adempiere agli obblighi, mandare promozioni. Separate, non in un unico blocco.
- 3
Per quanto tempo
Un termine per ciascuna categoria, anche indicato per criterio.
- 4
A chi vengono comunicati
Commercialista, fornitore del gestionale, servizio di invio messaggi, autorità dove previsto.
- 5
Quali diritti ha il cliente
Accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, revoca del consenso, reclamo al Garante.
- 6
Dove si trova
Esposta in negozio e consegnabile su richiesta. Un cartello con un QR che porta alla pagina è sufficiente e più usabile di un foglio in cassa.
Con Omega
Consensi accanto al cliente, non su un foglio
- Consenso al marketing registrato per canale, con data, e revocabile in un clic.
- Promemoria di servizio distinti dalle comunicazioni promozionali, con destinatari separati.
- Informativa pubblicata e raggiungibile con un QR, sempre nella versione in vigore.
- Esportazione e cancellazione dei dati di un cliente quando lo chiede, senza cercare in più archivi.
